4 Hal Yang Tidak Boleh Dilakukan Saat Presentasi


1. Membuka presentasi dengan merendah



Bukan berarti Kita harus sombong ketika mengawali presentasi, namun Kita tetap tidak boleh merendah saat membuka presentasi, sekalipun memang benar masih banyak yang lebih kompeten dari Kita. Hindari kalimat-kalimat pembuka seperti “Saya sebenarnya tidak terlalu banyak tahu tentang materi ini” atau “Saya harap presentasi ini tidak membuat Anda bosan”. Karena kalimat-kalimat yang merendah ini malah akan menurunkan kepercayaan audiens kepada Kita, padahal audiens hadir pada presentasi untuk mendapatkan sebuah cerita dan pesan dari Kita. Ingat audiens itu membutuhkan sesuatu ketika mereka datang ke sebuah presentasi, jangan kecewakan mereka dengan hal kecil seperti ini.

2. Membaca slide
Slide terlalu banyak teks dan parahnya Kita membaca slide tersebut. Audiens datang ingin mendengar Kita menjelaskan. Ingat, slide PowerPoint hanyalah sebuah media untuk membantu menyampaikan pesan Kita. Jika Kita  masih membaca slide, lebih baik cetak saja slide-slide Kita lalu berikan satu-persatu kepada audiens. Lebih mudah bukan? Bercerita memang butuh banyak latihan, namun semakin banyak latihan tentunya Kita akan semakin ahli.

3. Mengabaikan visual
Visual yang dibahas di sini bukan hanya gambar atau foto. Jika Kita kesulitan dalam mencari foto Kita juga dapat menggunakan ikon sebagai visualisasi pesan. Tidak hanya cerita yang butuh visualisasi, data yang Kita tampilkan pun perlu dibuat visualisasi yang menarik namun tak merubah informasi. Kita dapat menggunakan diagram donat yang dimodifikasi untuk menampilkan data dalam bentuk persen.

4. Animation Overload
Memang benar yang membedakan PowerPoint dengan produk Office lain, salah satunya adalah animasi. Namun bukan berarti semua gambar, teks, dan grafik yang ada pada slide harus memiliki Animasi. Ingat gunakan animasi seperlunya saja, animasi itu berfungsi untuk membuat audiens fokus terhadap sebuah pesan. Jadi Kita tidak perlu khawatir jika ada sebuah slide yang tidak memiliki animasi. Animasi yang berlebihan justru akan membuat visual menjadi tidak nyaman.

B. Sesi Tanya Jawab

1. Manfaat sesi tanya jawab
Memungkinkan kita menunjukkan keahlian dalam topik yang kita bahas.
Menyediakan kesempatan tambahan untuk berinteraksi dan membangun hubungan dengan audiens.
Membantu kita mengukur pemahaman audiens.
Memberikan umpan balik yang membantu kita memperkuat presentasi di masa yang akan datang.

2. Tips melakukan sesi tanya jawab
Mencatat pertanyaan dengan baik
Menyediakan sebuah catatan khusus untuk mencatat pertanyaan audiens. Hal ini dilakukan oleh salah seorang anggota presentasi.

Mengklarifikasi pertanyaan jika perlu
Melakukan klarifikasi pertanyaan dilakukan apabila audiens mengajukan pertanyaan ambigu, untuk itu kita perlu melakukan klarifikasi apakah yang kita tangkap sudah sesuai dengan yang dimaksudkan oleh penanya. Hal ini dilakukan hanya jika perlu jadi jangan dilakukan setiap ada pertanyaan.

Ciptakan batasan yang jelas
Membagi pertanyaan menjadi beberapa sesi serta menentukan batas maksimal pertanyaan untuk membatasi waktu. Hal ini sangat perlu dilakukan karena nantinya kita akan butuh beberapa menit waktu untuk mempersiapkan jawaban yang tepat. Selain itu dalam banyak presentasi kita sering melihat dari bangku audiens tiba-tiba ada audiens yang memotong pembicaraan presenter untuk mengajukan pertanyaan susulan saat presenter menjawab, hal ini akan membuat pertanyaan yang lama bertambah menjadi pertanyaan baru maka dari itu selesaikan dahulu satu pertanyaan kemudian jika ada yang menanggapi maka akan diberi kesempatan.

Memberikan jawaban yang jelas dan to the point
Pertanyaan terkadang bersifat individual dalam artian tidak semua peserta memiliki rasa ingin tahu dengan pertanyaan yang sama. Oleh karena itu, jangan membuang waktu peserta yang lain dengan menjawab suatu pertanyaan terlalu lama. Jawablah dengan ringkas dan to the point apa yang menjadi inti pertanyaan. Apabila perlu, Anda bisa menggunakan pertanyaan sederhana seperti "Apakah jawaban saya cukup menjawab?" untuk memastikan bahwa pengertian yang Anda lontarkan dapat dimengerti oleh penanya.

3. Mengatasi masalah dalam sesi tanya jawab
Pertanyaan audiens tidak sesuai dengan topic
Dalam sesi tanya jawab terkadang ada audiens yang bertanya tapi tidak sesuai dengan topik yang disampaikan. Kita bisa mengabaikan pertanyaan ini, tapi ini akan mengecewakan buat audiens. Untuk itu Kita perlu mengatasi hal ini dengan cerdas.

Cara Mengatasi :
Sebelumnya katakan bahwa pertanyaan yang disampaikan sebenarnya di luar wilayah bahasan prsentasi Anda. Kemudian katakan kepada penanya, jika masih ada waktu jawaban akan diberikan terakhir setelah pertanyaan-pertanyaan yang lain ditanggapi. Tapi misalnya tidak ada waktu, silahkan katakan kepada audiens yang bertanya dengan kalimat begini “Terima kasih atas pertanyaan Anda, tapi sepertinya pertanyaan Anda diluar topik yang saya sampaikan, maka saya akan memberikan jawaban pada kesempatan lain”.

Tidak bisa menjawab pertanyaan audiens
Tidak ada presenter yang bisa memprediksikan secara tepat 100% pertanyaan yang akan muncul dari audiens. Dalam keadaan tertentu sangat mungkin ada audiens yang memberikan pertanyaan yang ternyata Anda tidak tahu jawabannya.

Cara Mengatasi :
Katakan pada audiens Anda belum mengetahui jawaban dari pertanyaannya. Namun lakukan ini dengan cara yang tepat. Misalnya dengan mengatakan “Terima kasih atas pertanyaan yang Anda ajukan, namun saat ini saya belum bisa memberikan jawaban, karena saya belum mengetahui jawaban untuk pertanyaan Anda. Saya butuh kajian yang lebih mendalam untuk menjawab pertanyaan tersebut. Silakan Anda catat pertanyaan Anda, kemudian silakan emailkan ke email pribadi saya, supaya nanti bisa saya pelajari, sehingga di lain kesempatan saya bisa memberikan jawaban yang tepat”.

Atau Anda juga bisa menyiasatinya dengan cara lain, yaitu dengan mengajak audiens berdiskusi untuk menjawab pertanyaan tersebut. Anda bisa mengatakan seperti ini “Baik saudara sekalian, sebuah pertanyaan menarik telah disampaikan oleh teman kita. Karena saya pribadi belum pernah mengalami situasi seperti yang ditanyakan oleh teman kita, maka saya ingin mengajak Anda semua berdiskusi tentang hal tersebut. Bagi teman-teman yang ingin berbagai pendapat, saya persilakan”.

Dua cara di atas bisa menjadi alternatif untuk menyiasati apabila kita tidak bisa menjawab pertanyaan dari audiens. Kita bisa memilih alternatif yang paling sesuai, yang penting jangan sampai Kita tidak memberikan tanggapan apa-apa kepada audiens.

Referensi : Powerpoint.id